【納会】幹事に選ばれたらどうする?忘年会とはどう違う?

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年の最終営業日に実施されることが多い「納会」。納会は忘年会と何が違うのでしょうか?また、忘年会とは違い年に1回だけの会社として大事な場合もあります。幹事に任命されたときの気をつけたいポイントと、プラスαで評価されるようなポイントもご紹介します!

「納会」と「忘年会」は同じ?違う?

「納会」と「忘年会」はどちらも主に年末に行われる会社行事の一つですが、微妙に意味合いが異なります。

「納会」とは?

納会とはその年の締めくくりに行う打ち上げのことを指しています。主に1年の最終営業日である仕事納めの日に開かれることが多いですが、必ずしも年末というわけではないのが「納会」です。場合によっては年度の締めくくりに行われる場合もあります。

「忘年会」とは?

忘年会という言葉は誰もが聞いたことがあるでしょう。忘年会とは「としわすれ」という言葉が起源と言われており、その年の苦労をねぎらう「飲み会」であることが多いです。

納会は基本的に会社として1回ですが、忘年会は12月の時期に部署ごとや知人友人と集まって、会社としてなどさまざま開催されることが多く、複数回参加することもあるでしょう。

納会の幹事になったら?

「納会」とは会社の大事な行事の一つ。会社によっては毎年新卒やその年に入社している若手社員が幹事を任されることも多いでしょう。職場にもなれてきた中で、しっかりと幹事をこなして存在感を見せていきたい人もいるでしょう。失敗しないように気をつけたいポイントをご紹介します。

会場選びのポイント

納会はその年の最終営業日の日に開かれることが多いです。会社によって異なりますが、通常の業務や挨拶回りを行う会社もあれば、大掃除をして終わりという会社もあります。

開始時間

まず確認したいポイントは時間です。最終営業日は業務時間が異なる場合があります。まずは業務の時間をあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

早めに業務が終わる場合

午前中など早めに終わる場合はお昼すぎや、15時くらいから納会を始めるケースも往々にしてあります。この場合、居酒屋であると営業していない場合があります。

人数に応じて柔軟に決めたいところですが、少し広めのレンタルスペースや夜はバーになっているカフェなどを探してみましょう。年末の書き入れ時なので居酒屋なども昼営業している場合もありますので、連絡をとってみると良いでしょう。居酒屋の場合は通常時はランチ営業していない場合も多いので、16時以降に電話連絡するとスムーズでしょう。

もし人数がかなり多い、会社としての経費がしっかりと出る場合は、ホテルのスペースなどを借りても良いでしょう。

定時まで業務が行われる場合

定時まで業務が行われる場合は17時以降となります。前述のレンタルスペースやカフェ、ホテルなどでも可能ですし、夜の場合は居酒屋での実施も可能です。

注意したい点としては、業務終わりの時間がばらついていたりして、納会は出入りが激しかったりする場合があります。飲み放題などを設定していた場合、事前に店側と握れていないと、人数が多くカウントされて店側とトラブルに成るケースがあります。

少しキャパに対して多めの人数をコースで予約することで店舗側と人が出入りすることを交渉しましょう。

実施場所

実施場所はかなり重要なポイントになります。納会は任意参加の場合も多いですので、会社から遠すぎる、電車に乗る必要がある場合は参加者が大幅に減ってしまう可能性もあります。

会社から歩いて行ける範囲や、最寄り駅周辺で実施することがベターです。

会社行事として参加が必須となっている場合はその限りではありませんので、その場合は会場のクオリティなどに気を払いましょう。

実施時間

納会の実施時間は通常の飲み会などと同様2〜3時間で良いでしょう。場合によっては、役職者の挨拶や発表・報告などのコンテンツもある場合があります。

事前に参加する役職者または、前年実施している幹事の方などに相談して実施時間の長さに問題がないか確認しましょう。

必要であれば、タイムテーブルを設定しておいて周知しておくと、大事なポイントには従業員が集まりやすくなりますので、喜ばれます。

予約

絶対に注意しなければ行けないのは予約。実際に納会の内容を決めるのは後でも良いので、仮押さえでも場所を抑えておくことがよいでしょう。忘年会と大きく違うのが、最終営業日に実施するケースが多いので、他社と日程がかぶることが往々にして考えられます。

忘年会も居酒屋のキャンペーンの早割など、1ヶ月くらい前には大人数の予約はどんどん埋まってきます。

納会は人数も多く、日程も限定的で埋まりやすいのでなるべく早く動くことがマストです。約2ヶ月くらい前には場所を押さえられると、妥協せず利用したい会場を押さえることができるかと思います。

プラスαのポイント

納会といえば最終営業日に「やっと終わった」という気持ちを込めてワイワイと飲むイメージが強いですが、任意参加の場合も多いので早く帰りたい人は参加せずに帰ってしまう場合も多いです。

「せっかくだから少し寄って顔でも出そうかな?」と思われるような納会にしたくありませんか?そういったプラスαのポイントを紹介します。

コンテンツの準備

単純に食事やお酒があるので来てください、というだけではなかなか参加するモチベーションが上がりません。参加するモチベーションを上げるために何ができるでしょうか?

挨拶などのコンテンツ

真面目なコンテンツとして、役職者の1年を通した挨拶や業務的な報告を行うコンテンツです。事前に周知しておくことで、出ないと情報を聞き漏れてしまう、失礼に当たるという気持ちになりますので参加者は増えるでしょう。

チームごとの発表

出し物などは忘年会に行われるケースが多いので、ここでは少し真面目な発表などもありかもしれません。小さな会社であれば、各チームのリーダーがそれぞれ今年の反省や来年に向けた抱負を発表していくなども良いでしょう。

プレゼント(景品)などのコンテンツ

カジュアルなイベント感を醸成するにはプレゼントコンテンツなどが良いでしょう。会社の納会に対する経費や、役職者の有志などで予算を集める必要がありますので予め相談しておく必要があります。

では、納会に最適なプレゼントはなんでしょうか?

商品券など

特に大事なのはかさばらないこと。会社帰りですので荷物になってしまうのはNGです。JCB、QUOカードなどのギフトカードやスターバックスのカードなどであれば小さく場所をとりません。また、誰にでも喜ばれる定番景品です。

パネルの景品

荷持になってしまう問題を解決できるのがパネル型の景品です。パネル型であれば、抽選時や当たったときなど会場の人たちに向けて大きくアピールしやすいですし、持ち帰りも楽です。

実際はパネル+引き換え用の封筒などのセットになっています。パネルは大きいので幹事が引き取り、引き換え封筒などを持ち帰っていただければ荷物にかさばることはありません。

例えばこちらの景品パークなどおすすめです。

体験ギフト

話題な景品でおすすめなのは体験ギフトです。体験ギフトとはアウトドアアクティビティやものづくり、文化体験など様々なアクティビティが選べるギフトカタログやチケットです。

一生に一度はやってみたかった体験など、今までになかった景品で目を引くことは間違いありません!

例えば一度はやってみたかった体験例を紹介します・

・パラグライダー
大空に舞うパラグライダーは誰でも一度はやってみたくはありませんか?絶景の空の散歩は非日常そのものの体験です。

・気球
プロペラと違い、熱と空気の力で浮かび上がる気球。非常に静かで、上空では静寂に包まれます。

・屋内スカイダイビング
本物のスカイダイビングは少し怖いけど、これなら誰でもできます!最大時速360kmの風で全身がふわっと浮き上がる、新感覚アクティビティです。

二次会をおさえる

話が盛り上がってしまって、実はもう少し飲みたい…。昼から始まったので夜もまだまだ時間がある…。人数が多ければまだまだ楽しみたい人もたくさんいるでしょう。

スムーズな段取りのために会場を予めおさえておくことができれば、満足度も大きく上がります。

人数規模によりますが、100人ぐらいの納会参加者であれば20人ぐらい入れるような居酒屋などをおさえていると良いでしょう。

二次会で人数が不確定なのは皆わかっていることなので、多少ギュウギュウになっても文句を言う人はそんなにいません。むしろ、納会後に会場前でダラダラしている方がストレスになりかねませんのでスムーズに誘導しましょう。

気をつけたいのはお金の部分。納会は会社から費用がでる場合が多いと思われますが、二次会はそれぞれの負担となる場合が多いです。納会で食事を結構とっている方もいらっしゃるでしょうから、コース料理にするのはNGです。

アラカルト(席のみ)で予約を取り、例えば参加費を2,000円〜3,000円居酒屋への入店時に徴収しましょう。居酒屋の店員さんに相談して、上限を決めておくことで「予算が足りない!」という事態は防ぎましょう。

3000円×20名で集めた場合、合計6万円となりますが6万円を上限にしてしまうと、予定外の注文で予算をオーバーしてしまうこともありますので、ざっくりラスト1杯を全員飲めるような金額+αは残しておいたほうが良いでしょう。例えば20名×500円であれば1万円、全員が頼んだらオーバーする可能性もありますので1.5倍くらいを見ておいて残1.5万円(4.5万)くらいを一旦のラインと設定しておくのが良いでしょう。

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